印章是公司行使權(quán)利、確認(rèn)業(yè)務(wù)往來的重要憑證，無論是合同簽署、文件審批，還是財(cái)務(wù)結(jié)算、政務(wù)辦理，都需依賴印章發(fā)揮效力。若印章管理不當(dāng)，可能出現(xiàn)濫用、盜用、遺失等問題，進(jìn)而引發(fā)合同糾紛、財(cái)產(chǎn)損失，甚至影響公司聲譽(yù)與合法權(quán)益。然而，不少企業(yè)存在印章管理流程模糊、責(zé)任劃分不清的情況，缺乏系統(tǒng)的使用審批與保管制度。因此，制定清晰、可落地的公司印章管理規(guī)范，明確印章使用的審批流程與保管要求，既是企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，也是防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、保障業(yè)務(wù)有序開展的關(guān)鍵舉措。

一、印章管理規(guī)范的核心框架：涵蓋使用審批與保管全流程

公司印章管理規(guī)范需圍繞“使用有審批、保管有責(zé)任”的核心原則，構(gòu)建覆蓋印章申領(lǐng)、使用、保管、交接、注銷等全環(huán)節(jié)的制度體系，其中使用審批與保管制度是規(guī)范的核心內(nèi)容。以下為適配多數(shù)企業(yè)的制度模板框架，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模、業(yè)務(wù)類型調(diào)整細(xì)節(jié)。

（一）印章使用審批制度模板

審批適用范圍

公司所有印章（包括公章、財(cái)務(wù)章、法人章、合同章、部門專用章等）的使用，均需按本制度完成審批流程，未經(jīng)審批不得擅自使用。緊急情況下需臨時(shí)用章的，需按“緊急審批流程”執(zhí)行，事后補(bǔ)充完整審批材料。

常規(guī)審批流程

（1）用章申請：申請人填寫《印章使用申請表》，明確用章事由、使用印章類型、用章文件名稱及份數(shù)、用章日期等信息，并附上需蓋章的文件原件或復(fù)印件，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。

（2）部門審核：部門負(fù)責(zé)人對用章事由的真實(shí)性、用章文件的合規(guī)性進(jìn)行審核，確認(rèn)無問題后簽字確認(rèn)，若涉及重大合同、大額資金往來等重要事項(xiàng)，需附加部門內(nèi)部討論記錄或相關(guān)支撐材料。

（3）跨部門復(fù)核（按需）：若用章事項(xiàng)涉及財(cái)務(wù)、法務(wù)、風(fēng)控等部門，需將《印章使用申請表》及相關(guān)文件提交至對應(yīng)部門復(fù)核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核資金相關(guān)文件的合規(guī)性，法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，復(fù)核通過后簽字確認(rèn)。

（4）審批：根據(jù)用章事項(xiàng)的重要程度劃分審批權(quán)限，普通辦公文件用章可由部門負(fù)責(zé)人審批；合同簽署、對外承諾等重要事項(xiàng)用章需由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司重大決策、大額投資等核心事項(xiàng)用章，需由總經(jīng)理或董事長審批。

（5）用章登記：審批通過后，申請人攜帶《印章使用申請表》及用章文件至印章保管人處，保管人核對審批流程完整性后，在《印章使用登記臺賬》中記錄用章信息（包括申請人、用章事由、文件名稱、用章時(shí)間、份數(shù)等），申請人簽字確認(rèn)后，方可使用印章。

緊急審批流程

若因業(yè)務(wù)緊急（如緊急合同簽署、應(yīng)急政務(wù)辦理）無法按常規(guī)流程完成審批，申請人需通過電話、即時(shí)通訊工具等方式向具有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)說明情況，獲得口頭同意后，可臨時(shí)使用印章。事后24小時(shí)內(nèi)，需補(bǔ)充填寫《印章使用申請表》，附上緊急情況說明，按常規(guī)審批流程補(bǔ)全簽字，同時(shí)在《印章使用登記臺賬》中備注“緊急補(bǔ)批”。

（二）印章保管制度模板

保管責(zé)任人劃分

（1）公章：由公司行政部門指定專人保管，保管人需為行政部門正式員工，具備良好的責(zé)任心與保密意識，且不得同時(shí)保管與公章聯(lián)用的其他印章（如法人章）。

（2）財(cái)務(wù)章：由公司財(cái)務(wù)部門指定專人保管，通常為財(cái)務(wù)主管或出納人員，保管人需熟悉財(cái)務(wù)制度，確保財(cái)務(wù)章僅用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等合規(guī)場景。

（3）法人章：可由法人本人保管，或委托行政部門、財(cái)務(wù)部門專人保管（需出具書面委托書），保管人需嚴(yán)格按照審批流程使用，不得擅自用于非授權(quán)事項(xiàng)。

（4）合同章：由公司業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門指定專人保管，保管人需了解合同簽署規(guī)范，確保合同章僅用于經(jīng)法務(wù)審核通過的合同文件。

（5）部門專用章：由對應(yīng)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，僅用于部門內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、非對外業(yè)務(wù)確認(rèn)等場景，不得用于對外承諾、合同簽署等具有法律效力的事項(xiàng)。

保管要求

（1）存放管理：印章需存放在帶鎖的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ梦募裰?，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人專人保管，不得轉(zhuǎn)借他人；每日下班前，保管人需檢查印章是否歸位、保險(xiǎn)柜是否鎖好，確保印章安全。

（2）使用監(jiān)督：印章使用時(shí)，保管人需在場監(jiān)督，確保用章文件與《印章使用申請表》內(nèi)容一致，不得在空白文件、未審核文件上蓋章；用章完成后，保管人需核對文件份數(shù)，確認(rèn)無遺漏后，將印章及時(shí)收回存放。

（3）保密要求：保管人需對印章使用情況嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露印章存放位置、使用頻率等信息；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得允許他人查看《印章使用登記臺賬》。

（4）交接管理：若保管人因崗位調(diào)整、離職、請假等原因需移交印章，需填寫《印章交接登記表》，明確交接印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)、交接時(shí)間等信息，由移交人、接收人、監(jiān)交人（通常為部門負(fù)責(zé)人）三方簽字確認(rèn)后，方可完成交接。交接后，接收人需立即核對印章狀態(tài)，更新保管責(zé)任人信息，并按保管要求執(zhí)行后續(xù)管理。

（5）定期檢查：每月月底，由行政部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門對所有印章進(jìn)行盤點(diǎn)檢查，核對印章數(shù)量、狀態(tài)與《印章保管臺賬》是否一致，檢查《印章使用登記臺賬》記錄是否完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并形成檢查報(bào)告存檔。

異常情況處理

（1）印章遺失：保管人發(fā)現(xiàn)印章遺失后，需立即向部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，獲取報(bào)案證明；隨后通過公司官網(wǎng)、公眾號等渠道發(fā)布印章遺失聲明，聲明遺失印章作廢，避免他人冒用；重新申請刻制印章，按規(guī)定完成備案流程，并更新《印章保管臺賬》。

（2）印章?lián)p壞：印章出現(xiàn)磨損、變形等損壞情況，影響使用效果時(shí)，保管人需提交《印章更換申請》，附上損壞印章原件，經(jīng)審批后，由指定部門負(fù)責(zé)重新刻制，舊印章需按規(guī)定銷毀（如剪碎、蓋章作廢后存檔），不得隨意丟棄。

二、制度落地與執(zhí)行保障

培訓(xùn)宣導(dǎo)

制度發(fā)布后，需組織全體員工開展印章管理規(guī)范培訓(xùn)，重點(diǎn)講解使用審批流程、保管責(zé)任、異常情況處理等內(nèi)容，確保員工了解制度要求；新員工入職時(shí)，需將印章管理規(guī)范納入入職培訓(xùn)，考核通過后方可參與涉及印章使用的工作。

監(jiān)督檢查

成立由行政、財(cái)務(wù)、法務(wù)部門組成的監(jiān)督小組，定期對印章使用與保管情況進(jìn)行抽查，檢查《印章使用申請表》審批流程是否完整、《印章使用登記臺賬》記錄是否規(guī)范、印章存放是否符合要求等；對違反制度的行為（如擅自用章、保管不當(dāng)），按公司獎(jiǎng)懲制度予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)人員法律責(zé)任。

動(dòng)態(tài)優(yōu)化

根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、組織架構(gòu)調(diào)整等情況，定期（如每年一次）對印章管理規(guī)范進(jìn)行修訂優(yōu)化，補(bǔ)充新的用章場景、調(diào)整審批權(quán)限、完善保管要求，確保制度始終貼合企業(yè)實(shí)際管理需求。

公司印章管理規(guī)范的核心在于通過明確的使用審批流程控制風(fēng)險(xiǎn)，通過清晰的保管制度落實(shí)責(zé)任，二者相輔相成，共同保障印章使用的合規(guī)性與安全性。上述制度模板為企業(yè)提供了基礎(chǔ)框架，企業(yè)在落地過程中，需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)調(diào)整細(xì)節(jié)，同時(shí)通過培訓(xùn)宣導(dǎo)、監(jiān)督檢查、動(dòng)態(tài)優(yōu)化確保制度有效執(zhí)行。規(guī)范的印章管理不僅能避免因印章問題引發(fā)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，還能提升企業(yè)內(nèi)部管理效率，樹立良好的企業(yè)形象，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。?