印章作為公司法人意志的具象化象征，是企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、簽署法律文件的核心憑證，其使用規(guī)范與否直接關(guān)系到公司的財(cái)產(chǎn)安全、法律權(quán)益乃至市場(chǎng)聲譽(yù)。近年來(lái)，印章盜用、濫用引發(fā)的法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失案例屢見(jiàn)不鮮，輕則導(dǎo)致合同無(wú)效、商業(yè)信譽(yù)受損，重則引發(fā)巨額賠償、企業(yè)經(jīng)營(yíng)危機(jī)。因此，構(gòu)建全流程、多層次的印章風(fēng)險(xiǎn)防控體系，嚴(yán)防盜用與濫用行為，成為企業(yè)合規(guī)管理的重中之重。
一、健全制度體系：搭建防控“防火墻”
無(wú)規(guī)矩不成方圓，完善的制度是印章風(fēng)險(xiǎn)防控的基礎(chǔ)。企業(yè)需結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，制定涵蓋印章申領(lǐng)、刻制、使用、保管、交接、注銷等全生命周期的管理規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、操作流程和違規(guī)懲戒機(jī)制，讓印章管理有章可循、有規(guī)可依。
在印章刻制環(huán)節(jié)，應(yīng)明確指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定到具備合法資質(zhì)的機(jī)構(gòu)刻制，嚴(yán)禁私自刻制、偽造印章，刻制完成后需及時(shí)辦理備案手續(xù)，并對(duì)印章樣式、規(guī)格等信息進(jìn)行登記存檔，確保印章來(lái)源可追溯。在印章注銷環(huán)節(jié)，當(dāng)印章因公司注銷、變更、作廢等原因停止使用時(shí)，需履行嚴(yán)格的審批流程，由專人負(fù)責(zé)回收、核對(duì)，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀或封存，并做好注銷登記，防止作廢印章流入市場(chǎng)被非法使用。
同時(shí)，應(yīng)建立印章使用審批制度，明確不同類型印章（如公章、合同章、財(cái)務(wù)章等）的使用范圍和審批權(quán)限，任何印章使用均需經(jīng)過(guò)對(duì)應(yīng)層級(jí)的審批，嚴(yán)禁越權(quán)審批、事后補(bǔ)批。對(duì)于重大合同、重要文件等關(guān)鍵場(chǎng)景的印章使用，應(yīng)設(shè)置多級(jí)審批流程，確保決策合規(guī)，從源頭遏制濫用風(fēng)險(xiǎn)。
二、強(qiáng)化保管措施：守住物理“安全門”
印章保管是防范盜用風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，核心在于落實(shí)“專人保管、專柜存放、全程可控”的原則，消除保管環(huán)節(jié)的安全隱患。企業(yè)應(yīng)根據(jù)印章的重要程度，合理配備保管人員，優(yōu)先選擇責(zé)任心強(qiáng)、崗位穩(wěn)定、無(wú)不良記錄的員工擔(dān)任，且保管人員與審批人員、使用人員需實(shí)行崗位分離，形成相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制，避免一人多崗導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)漏洞。
對(duì)于公章、財(cái)務(wù)章等核心印章，應(yīng)配備專用的保險(xiǎn)柜進(jìn)行存放，保險(xiǎn)柜需設(shè)置復(fù)雜密碼，鑰匙由保管人員專人持有，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)借、告知他人。存放保險(xiǎn)柜的場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警系統(tǒng)，確保24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止印章被盜竊、替換。同時(shí)，需建立印章保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的存放位置、保管人、使用情況等信息，定期對(duì)保管情況進(jìn)行核查，確保賬實(shí)相符。
在印章交接環(huán)節(jié)，當(dāng)保管人員因離職、調(diào)崗等原因需要交接印章時(shí)，需履行嚴(yán)格的交接流程，由交接人、接收人、監(jiān)交人共同核對(duì)印章的數(shù)量、樣式、完好情況，填寫(xiě)交接清單并簽字確認(rèn)，確保交接過(guò)程可追溯，避免交接過(guò)程中出現(xiàn)印章丟失、被盜用等問(wèn)題。
三、規(guī)范使用流程：擰緊操作“安全閥”
印章濫用多源于使用流程不規(guī)范，因此需細(xì)化使用環(huán)節(jié)的管控，實(shí)現(xiàn)“事前審批、事中監(jiān)控、事后追溯”的全流程管理。在使用前，申請(qǐng)人需提交書(shū)面申請(qǐng)，注明印章使用事由、使用范圍、文件名稱、份數(shù)等信息，并附上相關(guān)支撐材料，經(jīng)審批通過(guò)后，方可到保管人處辦理印章使用手續(xù)。保管人需嚴(yán)格核對(duì)審批文件的真實(shí)性、完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，方可提供印章使用服務(wù)，嚴(yán)禁無(wú)審批使用、超范圍使用印章。
在印章使用過(guò)程中，保管人應(yīng)全程在場(chǎng)監(jiān)督，確保印章使用符合申請(qǐng)內(nèi)容，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等無(wú)明確內(nèi)容的文件上加蓋印章。對(duì)于需要外出使用印章的場(chǎng)景，應(yīng)嚴(yán)格限制使用范圍和時(shí)長(zhǎng)，需提交外出使用申請(qǐng)，經(jīng)高層審批通過(guò)后，由保管人陪同前往，全程監(jiān)督印章使用過(guò)程，使用完畢后及時(shí)返回公司，將印章歸位存放，并做好外出使用記錄。
在使用后，需建立印章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄使用日期、使用人、審批人、使用事由、文件名稱、份數(shù)等信息，同時(shí)對(duì)加蓋印章的文件進(jìn)行復(fù)印存檔，確保每一次印章使用都可追溯。定期對(duì)印章使用臺(tái)賬與存檔文件進(jìn)行核對(duì)，排查異常使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改風(fēng)險(xiǎn)隱患。
四、加強(qiáng)監(jiān)督審計(jì)：激活風(fēng)險(xiǎn)“預(yù)警器”
有效的監(jiān)督審計(jì)是防范印章盜用與濫用的重要保障，企業(yè)需建立常態(tài)化、多元化的監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理過(guò)程中的違規(guī)行為，將風(fēng)險(xiǎn)扼殺在萌芽狀態(tài)。一方面，應(yīng)成立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)印章管理的制度執(zhí)行情況、保管情況、使用情況進(jìn)行全面檢查，重點(diǎn)排查制度漏洞、保管隱患、違規(guī)使用等問(wèn)題，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改責(zé)任人、整改期限，跟蹤整改落實(shí)情況，確保問(wèn)題整改到位。
另一方面，應(yīng)將印章管理納入內(nèi)部審計(jì)范圍，定期開(kāi)展印章管理專項(xiàng)審計(jì)，通過(guò)查閱臺(tái)賬、核對(duì)文件、訪談相關(guān)人員等方式，深入排查印章管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，按照企業(yè)規(guī)章制度嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任，形成有力震懾。同時(shí)，應(yīng)建立舉報(bào)機(jī)制，暢通舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工舉報(bào)印章盜用、濫用等違規(guī)行為，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)員工參與風(fēng)險(xiǎn)防控的積極性。
五、提升全員意識(shí)：筑牢思想“防護(hù)網(wǎng)”
印章風(fēng)險(xiǎn)防控不僅需要完善的制度和嚴(yán)格的管理，更需要全員的參與和重視。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的印章風(fēng)險(xiǎn)防控培訓(xùn)，定期組織員工學(xué)習(xí)印章管理規(guī)章制度、相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合典型案例，講解印章盜用、濫用的危害和防范要點(diǎn)，提升員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和合規(guī)意識(shí)，讓員工充分認(rèn)識(shí)到印章管理的重要性，自覺(jué)遵守印章管理規(guī)定。
針對(duì)印章保管人、審批人、使用人等關(guān)鍵崗位人員，應(yīng)開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識(shí)，確保其熟練掌握印章管理流程和操作規(guī)范，能夠有效識(shí)別和防范風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，倡導(dǎo)合規(guī)經(jīng)營(yíng)、誠(chéng)信自律的價(jià)值觀，營(yíng)造“人人重視印章安全、人人參與風(fēng)險(xiǎn)防控”的良好氛圍，從思想層面筑牢印章風(fēng)險(xiǎn)防控的防線。
六、科技賦能防控：打造智能“新格局”
隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的印章管理方式已難以滿足企業(yè)高效防控風(fēng)險(xiǎn)的需求，引入科技手段賦能印章管理，成為提升防控水平的重要趨勢(shì)。企業(yè)可采用智能印章系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章的智能化管理，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)印章使用進(jìn)行全程管控，申請(qǐng)人在線提交使用申請(qǐng)，審批人在線審批，審批通過(guò)后，智能印章設(shè)備方可解鎖使用，使用過(guò)程全程記錄，實(shí)時(shí)上傳至系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章使用的可追溯、可監(jiān)控。
同時(shí)，可結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)印章進(jìn)行定位跟蹤，實(shí)時(shí)掌握印章的存放位置和使用狀態(tài)，一旦出現(xiàn)異常移動(dòng)、違規(guī)使用等情況，系統(tǒng)立即發(fā)出報(bào)警提示，便于相關(guān)人員及時(shí)處理。此外，可利用區(qū)塊鏈技術(shù)，對(duì)加蓋印章的文件進(jìn)行存證，確保文件的真實(shí)性、完整性，防止文件被篡改，為后續(xù)的法律維權(quán)提供有力支撐。
印章風(fēng)險(xiǎn)防控是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需貫穿印章管理的全生命周期，兼顧制度建設(shè)、物理保管、流程規(guī)范、監(jiān)督審計(jì)、意識(shí)提升和科技賦能等多個(gè)維度。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，構(gòu)建全方位、多層次的印章風(fēng)險(xiǎn)防控體系，不斷優(yōu)化防控措施，堵塞風(fēng)險(xiǎn)漏洞，切實(shí)防范印章盜用與濫用行為，保障企業(yè)的合法權(quán)益和持續(xù)健康發(fā)展。?